2021年，在线文档无疑是产品界的顶流，众多爆火文档接连出圈
7月，河南出现了特大暴雨灾情。由民间发起的在线文档一时间传遍朋友圈，不断更新着一系列救灾信息，还有许多志愿者主动核实信息、管理表格，一份表格牵动着无数人的心。这份文档也被称为“救命文档”，将被困群众和外界联系了起来，为救援赈灾提供了一条新型的数字化渠道。
河南暴雨救援文档
10月，每年一度的双十一购物狂欢节预售开启，各大主播和平台纷纷利用Excel表格为粉丝打造了一份“怎么买最优惠清单”。优惠信息、产品满赠、抢购时间这些重要信息均醒目的列明在了文档里。
李佳琦双十一攻略部分文档
协同办公的风口下，在线文档持续出圈。
作为办公产品，在线文档具有哪些优势？广泛应用下，隐藏了哪些弊端？未来的改进方向又是什么呢？
01在线文档的流行原因
- 团队协作大大提高工作效率
有工作的地方就会有文件，有文件就会需要不断修改和层层传输。传统的文件办公需要经过很多个环节。举个例子：某部门员工A提交策划给领导B，从提出到确认需要经过以下流程：
A：做完初稿，发送给B，同时配字“初稿已完成，请您指点”。
B：接收文件，查看，批注，返回给员工A，同时配字“请按照批注修改”。
A：接受文件，修改，再次发送给领导B，同时配字“已修改好，请您查看”。
B：并不十分满意，再次批注，返回给员工A，同时配字“继续修改”。
……
如此反复，最初的word文档修改了N+1版，整套流程下来，光是提交时说的客套话，就已经换了很多个句式。文件发了无数轮，进展只有一点点，任谁看了不说一声“心好累”。
仅仅两个人之间的传输已经很麻烦了，如果是需要多人协助，就会产生更多的问题。谁改了这一部分？为什么要改？改之前是什么样的？我还需不需要继续改？
这个场景下，如果使用在线文档，就能够节约很多的沟通成本，可以查看在线人员、在线批注讨论、修改自动同步、追溯历史版本。
在线文档提高工作效率的核心是真正做到了协同办公，解决了信息传递零碎且分享不易的问题。
2.随地即用不留忧患
在线文档的使用相比起传统办公软件轻松很多，下面举一些生活中具体场景的例子，便于大家理解：
熬夜写策划写到凌晨，电脑突然死机，“蹭”的一下困意全无，赶忙回想自己刚刚有没有保存，重启后发现文件消失了，直接破防大哭，“成年人的崩溃往往只在一瞬间”。
周末出门在外，客户突然发来新的需求，需要你立刻修改方案，但你并没有带上办公设备，于是玩也没玩成，匆匆忙忙得赶回去工作。
办公室突然断电，设计师们哀嚎连连无法继续工作，而正在使用在线文档的我打开了手机，继续刚刚的工作。
在线文档即用即走、自动保存的特点解决了很多后顾之忧，用户可以多场景、多设备实时同步办公，云端同步储存，再也不需要担心电脑故障导致前功尽弃，这在一定程度上减少了许多用户的工作焦虑。
3.疫情背景下用户数量激增
2019年疫情前，在线文档还不算流行，人们普遍习惯使用传统的办公文档。年底，一场突如其来的疫情让全员被迫在家办公、学习以及协作，能在线上解决的事情绝不见面。因此，涌现了大量在线办公软件和平台。
在线文档作为在线办公市场下的细分赛道，由于其使用频率之高受到广泛关注。在线文档界的三大巨头：金山文档、腾讯文档、石墨文档的业务都迎来爆发式增长，系统压力飞速增大。
2020年3月2日，金山文档月活突破2.39亿，其2月份在线编辑日活增长约6.5倍，表单日活增长约27倍，会议日活增长高达177倍。
同样是这一天，腾讯文档月活突破1.6亿，自2018年4月独立上线以来超5亿份文档被创建和传播。石墨文档创始人吴冰表示在疫情期间新增用户量和企业注册数的增长在6倍左右。
如今疫情经过了两年的时间，在线文档正在不断地完善系统和功能，人们的使用习惯也逐渐稳定下来，企业已经将在线文档作为日常办公的首选工具。
4.平台运营推波助澜
在线文档广泛传播的背后一定有平台的推波助澜。
救援文档之后，腾讯文档公众号也发表了相应的长文，增加了传播；在双十一预售还没开启的时候，无数剁手党通过阅览各大平台推送的excel表格来制定自己的购物清单。要说这背后没有推手，还真不容易相信。
就拿上文提到双十一来说，不仅仅是李佳琦和薇娅，各大平台、品牌官方都相继推出了“爆款清单”“内部资料”“最佳攻略”，无一例外都是基于在线文档进行品牌优惠信息传播。
在线文档免安装、易分的特点使它成为优惠信息绝妙的载体，双十一这样复杂繁琐的优惠信息都能整理得明明白白。部分平台甚至在不断优化文档的排版和元素，让原本严肃的办公文档充满了个性和活力。
02广泛应用显现弊端
1.隐私泄露的风险增大
多人在线协作，提高效率的同时，也增加了隐私泄露的风险。
首先，为了方便填写，许多文档权限会设置为“所有人可查看和编辑”，如果文档内包含许多隐私信息，一经不法分子利用，后果将非常严重。
腾讯文档权限设置
其次，在线文档分享便捷、传播迅速的特点也是造成错误信息和隐私信息大量传播的原因，一旦发生，几乎是不可能轻易阻断的。
2.移动端不如电脑端
不少用户表示，在线文档在PC端使用很方便，各种信息一目了然，增删添改一步到位，可在移动端就不是这么回事了。尤其是对于信息繁多、体量较大的文档，在手机上打开显示不全，且不容易定位到自己想要的信息。
因此，虽说在线文档可以多设备使用，但在移动端仅适合急用或是只需要做最基础的编辑操作，真正用来办公还是十分不便的。
PC端显示齐全清晰
移动端显示不全，如缩小则看不清
3.功能不全 无法满足所有需求
在线文档虽然有着方便快捷的优点，但它也是牺牲了部分功能得来的，没有一些复杂的内容格式设置，例如页眉页脚页码等。就像小程序与APP，美图秀秀与PS一样，但一旦用户需要专业化细致化的处理，他们就还是会回到Office和WPS的怀抱。
03未来发展如何突破
在当下的后疫情时代，办公环境大变革，人们已意识到在线办公并不只是一时之需，而是便利协作、提升效率、顺应潮流的新型信息化办公方式。
在线文档是团队合作不可缺少的工具，它有着云端同步、即用即走、多人协作等优势，但同时也存在着隐私泄露、功能局限等弊端。
未来，在线文档应在保持自身原有的优势的基础上，不断填补技术漏洞，针对不同场景推出个性化的增值服务，努力发展成为可以连接企业和市场的在线服务平台，在满足企业日益增长的办公需求的同时，不断提升自身的商业价值，走向更长远的道路。